Privacybeleid

In deze privacyverklaring staat beschreven hoe het provinciebestuur van Vlaams-Brabant omgaat met de persoonsgegevens die zij verwerkt. Persoonsgegevens zijn gegevens die ons toelaten jou als persoon te identificeren, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen of niet. We vinden het belangrijk om je hier zo goed mogelijk over te informeren.

Het provinciebestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de nodige zorg en conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wanneer je persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Het provinciebestuur verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar wettelijke opdrachten, bovenlokale taakbehartiging en eigen initiatieven in het kader van provinciaal beleid.

De persoonsgegevens worden in geen geval gebruikt voor commerciële doeleinden.

We verwerken jouw persoonsgegevens steeds op basis van één van deze grondslagen:

• jouw toestemming;
• een contract dat we onderling afsluiten;
• een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen;
• een taak die we als overheid moeten uitvoeren in het kader van algemeen belang of openbaar gezag.

Om onze opdrachten te kunnen uitvoeren verwerken we verschillende categorieën van persoonsgegevens:

• identificatiegegevens zoals titel, naam, voornaam, adres, telefoon- en gsmnummer, e-mail;
• elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, cookies;
• rijksregisternummer;
• financiële en transactiegegevens zoals bankrekeningnummers, betalingen, leveranciersgegevens;
• patrimoniuminformatie (kadastergegevens) zoals eigenaarsgegevens;
• persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, gezinssamenstelling en nationaliteit;
• geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal.

Deze gegevens komen bij ons terecht:

• omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd;
• omdat we ze verzamelen als je onze sites bezoekt;
• omdat we ze hebben ontvangen via andere bronnen (andere overheden of partners).

Hieronder worden de belangrijkste verwerkingen meer in detail toegelicht.

• Subsidies en Premies
  Wanneer je een subsidie of premie aanvraagt als burger of als organisatie zullen de noodzakelijke persoonsgegevens conform het reglement verwerkt worden door de betrokken dienst.
• Omgevingsvergunningen
  Alle aanvragen worden ingediend bij het Omgevingsloket. Een omgevingsvergunning in eerste aanleg en een beroep tegen een omgevingsvergunning worden behandeld door het provinciebestuur. De noodzakelijke persoonsgegevens worden hiervoor verwerkt in een specifiek softwaresysteem.
• Meldingen, klachten en informatievragen
  Je persoonsgegevens kunnen verwerkt worden wanneer je bij een bepaalde dienst een melding doet, een klacht indient bij de klachtenbehandelaar of een vraag tot informatie stelt. De persoonsgegevens die je via een contactformulier met ons deelt worden enkel door de behandelende dienst verwerkt en niet langer dan noodzakelijk bewaard.
• Gebruik en reserveren van provinciale dienstverlening
  Voor bepaalde dienstverlening moet je een account aanmaken. Dat is zo wanneer je gebruik wil maken van materiaal van de Uitleendienst of wanneer je infrastructuur wil reserveren in een provinciedomein.
  Om toegangstickets voor een provinciedomein te kopen is het aanmaken van een account optioneel. In de provinciedomeinen van Huizingen en Diest hanteren we een systeem van toegangsregistratie en toegangscontrole om de veiligheid van onze bezoekers te garanderen.
• Werving en selectie
  Wanneer je solliciteert bij ons bestuur maak je een profiel aan op het platform waarmee ons bestuur werkt voor de selectie- en aanwervingsprocedure. Meer info lees je in de specifieke privacyverklaringen over werving en selecties en het platform.
• Leveranciers, klantenbeheer en belastingen
  Van onze crediteuren (aan wie het bestuur moet betalen) en debiteuren (wie aan het bestuur moet betalen) verwerken we de noodzakelijke en wettelijk verplichte contactgegevens en rekeningnummers.
  Ons bestuur heft geen algemene belasting, enkel een belasting op vergunningsplichtige bedrijven, aanplakborden en jachtverloven. Hiervoor worden de noodzakelijke en wettelijk verplichte persoonsgegevens verwerkt.
• Kadastrale gegevens in kader van provinciaal beleid
  Ons bestuur heeft toegang tot de noodzakelijke kadastrale gegevens voor het onderhoud van de waterlopen, ruimtelijke planning, de realisatie van fietssnelwegen en het bovenlokaal functioneel fietsroutenetwerk, het voeren van woonbeleid, het realiseren van natuurprojecten, exotenbestrijding en het eigen patrimoniumbeheer.
• Nieuwsbrieven
  Je kan via de website inschrijven voor één of meerdere nieuwsbrieven. Je krijgt altijd een mail om te bevestigen dat jij de nieuwsbrief effectief wil ontvangen. Wil je een nieuwsbrief niet meer ontvangen? Dan kan je uitschrijven via de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
• Communicatie
  De provincie verstuurt indien nodig ook mailings op eigen initiatief. We informeren je via deze weg over zaken van algemeen belang. Je ontvangt deze mailings omdat je een bepaalde bevoegdheid of rol hebt.
• Beeldmateriaal
  De Provincie maakt foto's en video’s van activiteiten en van publieksevenementen. Dit beeldmateriaal gebruiken we voor promotie via onze analoge en digitale communicatiekanalen. We respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.
  Voor overzichtsfoto’s en sfeerbeelden gaan we uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.
  Wanneer je herkenbaar in beeld komt vragen we zowel voor het maken als voor het publiceren altijd je expliciete toestemming. We doen dit op voorhand en schriftelijk.
• Camerabewaking
  Als openbare overheid voorzien we camerabewaking in onze gebouwen en op onze domeinen met als doel het bewaken van de veiligheid en het verzamelen van bewijzen in geval van misdrijf, schade, overlast of verstoring van de openbare orde.
  De aanwezigheid van bewakingscamera’s maken we kenbaar met pictogrammen. Op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, kan je gefilmd worden.
  Enkel geautoriseerde personen hebben toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden na het verstrijken van de bewaartermijn automatisch gewist indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is, kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.
• Sociale media
  Het provinciebestuur gebruikt verschillende sociale media: X (Twitter), Facebook, Youtube, Instagram, en LinkedIn.
  Als je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht dan gebruiken we die gegevens enkel om je verder te helpen.
  Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar.
• Statistisch onderzoek en algemene beleidsondersteuning
  Wanneer we gegevens verwerken voor statistisch onderzoek en algemene beleidsondersteuning zijn deze gegevens anoniem. Dat wil zeggen dat we deze gegevens niet kunnen herleiden tot natuurlijke personen. Aan de hand van deze gegevens kunnen we jou dus niet meer identificeren.

Onze verwerkers: zij staan in voor onze ICT-infrastructuur, toepassingen of voeren specifieke verwerkingen uit in opdracht van ons. Zij doen dat steeds binnen het met hen afgesproken kader. Dit wordt vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Partners waarmee we samenwerken: Wanneer we samen met partners beleid voeren of evenementen organiseren dan doen we dat steeds binnen een vastgelegd afsprakenkader. We communiceren hier transparant over en delen enkel de noodzakelijke persoonsgegevens. Indien nodig vragen we je toestemming.

Andere overheden: Wanneer we persoonsgegevens ontvangen van of uitwisselen met andere overheden, dan leggen we het afsprakenkader omtrent deze verwerking vast in een protocol of machtiging. Je kan deze documenten hier bekijken en downloaden.

We hanteren het uitgangspunt dat we persoonsgegevens enkel bewaren zolang dat noodzakelijk is voor het doeleinde. Als overheidsinstantie moeten we ook de archiefwetgeving respecteren. Afhankelijk van de verwerking heeft het bestuur wettelijke en administratieve bewaartermijnen vastgelegd.

Afhankelijk van de verwerking en de grondslag beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:

• Recht om jouw gegevens in te kijken: je mag weten of we gegevens van je hebben, welke gegevens dit zijn, op welke manier deze worden gebruikt en je kan hierover verdere toelichting krijgen.
• Recht om jouw gegevens aan te passen: als je gegevens niet kloppen, mag je ons vragen om deze te verbeteren.
• Recht van bezwaar: Je hebt het recht om ons te vragen om te stoppen met jouw persoonsgegevens te verwerken.
• Recht op het beperken van de bewerking: Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer we de juistheid van je persoonsgegevens controleren.
• Recht op vergetelheid of verwijdering: Je hebt het recht om ons te vragen je persoonsgegevens te vernietigen. Indien we wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens bij te houden, kunnen we niet aan dit verzoek voldoen.
• Recht op intrekking van je toestemming: Bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op jouw toestemming, kan je die toestemming intrekken.

Wil je je recht uitoefenen, neemt dan per mail contact op met de functionaris voor gegevensbescherming via persoonsgegevens [at] vlaamsbrabant.be (persoonsgegevens[at]vlaamsbrabant[dot]be) of via het formulier.

Daarnaast heb je het recht om een klacht neer te leggen bij de Vlaamse toezichtcommissie of de gegevensbeschermingsautoriteit.

De provincie Vlaams-Brabant gebruikt cookies om haar website te analyseren en verbeteren. Bij je eerste bezoek aan onze website maak je jouw voorkeuren m.b.t. cookies kenbaar. Alle informatie over welke cookies we gebruiken en hoe je jouw voorkeuren kan bijwerken lees je in de tekst over ons cookiebeleid op deze pagina.

Webfont tracking
We gebruiken een betaalde webfont op deze website. Voor het gebruik van deze dienst wordt het IP-adres van elke bezoeker van deze website aan een externe serviceprovider doorgegeven. De overdracht van een dergelijk IP-adres vindt plaats om de pageviews te tellen en de kostprijs voor het gebruik van deze webfont te berekenen.